Уточнен срок хранения первичных учетных документов, необходимых для ведения налогового учета, исчисления и уплаты налога на прибыль и НДС

Минфин в письме от 19 июля 2017 г. №03-07-11/45829 уточнил срок хранения первичных учетных документов, необходимых для ведения налогового учета, исчисления и уплаты налога на прибыль и НДС:

Согласно статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Четырехлетний срок хранения первичных учетных документов необходимо исчислять с периода, в котором документы в последний раз использовали для отчетности.

Также Минфин рекомендует обратить внимание на положения статьи 29 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», где определено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Так, четырехлетний срок хранения первичных учетных документов относится к регистрам налогового учета, счетам-фактурам, книгам покупок и продаж и т.п. Четырехлетний срок не распространяется на документы, которые связаны с бухучетом: срок хранения первичных учетных документов — товарных накладных или актов – составляет пять лет. Срок хранения регистров учета — оборотно-сальдовых ведомостей и аналогичных документов – также составляет пять лет.

Срок увеличивается, если в налоговом учете списываются убытки прошлых лет. Документы, которые подтверждают эти убытки необходимо хранить столько лет, сколько планируется переносить убыток на будущее, плюс четыре года.

Напоминаем, что ответственность за организацию хранения документов организации, включая первичные учетные документы, несет руководитель. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается:

  • отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета;
  • систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность — штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Ответственность за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов может быть и административной, и налоговой. Отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15000 руб. (ст. 120 НК РФ). Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2000-3000 тыс. руб.).

Юрист Коллегии адвокатов «Терновцов и партнеры»
Наталья Непочатых

Поделиться новостью
На печать...